Auxiliar administrativo 2

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes mediante la realización de una variedad de tareas administrativas de alta responsabilidad que implican actividades tales como la investigación, el desarrollo y la documentación de proyectos y tareas que requieren conocimientos técnicos de nivel de viaje avanzado en un área de responsabilidad asignada.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

Se trata de una clase de nivel avanzado de la serie de Asistentes Administrativos. Los puestos de este nivel se distinguen de otras clases de la serie por el nivel de responsabilidad asumido y la complejidad de las tareas asignadas. Los empleados desempeñan los tipos de tareas más difíciles y de mayor responsabilidad asignadas a las clases de esta serie, incluyendo la realización de tareas que requieren un mayor nivel de conocimientos técnicos y/o la coordinación del trabajo del personal asignado. A los empleados de este nivel se les exige una formación completa en todos los procedimientos relacionados con el área de responsabilidad asignada.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

1. Recibe instrucciones generales de un supervisor asignado. Los métodos de realización de las tareas son responsabilidad del empleado y deben llevarse a cabo dentro de las políticas establecidas. El trabajo sólo se revisa periódicamente para garantizar el cumplimiento de las normas y la medición de los resultados.
2. Ejerce la supervisión funcional y técnica del personal administrativo asignado. Puede formar a personal nuevo en las prácticas y procedimientos del Distrito.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

NOTA: Las funciones reales del puesto pueden variar según el departamento y/o la función, por ejemplo, Recursos Humanos, Servicios Estudiantiles, Administración Ejecutiva.

1. Planificar, coordinar y revisar el trabajo del personal administrativo asignado; recomendar alternativas a los sistemas y procedimientos de oficina actuales.
2. Realización de estudios, investigaciones y evaluaciones complejas en relación con problemas administrativos, proyectos y el área de responsabilidad asignada.
3. Recopilar, analizar y evaluar datos y preparar estimaciones, declaraciones e informes basados en dichos datos.
4. Participar y representar al Distrito o al departamento en comités y grupos de trabajo; prestar asistencia técnica en caso necesario.
5. Asistir a la dirección en proyectos y programas especiales; investigar y elaborar análisis preliminares y recomendaciones.
6. Interpretar y aplicar normas, políticas, procedimientos y reglamentos que afecten al área de responsabilidad asignada.
7. Servir de recurso y enlace entre el supervisor y otros empleados y el público en general, los organismos locales y los asesores jurídicos, manteniendo la confidencialidad.
8. Coordinar las operaciones de una unidad o área de programa asignada.
9. Ayudar en la evaluación de los empleados de clasificaciones inferiores.
10. Puede organizar reuniones y sesiones de formación cuando sea necesario.
11. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.
12. Dirigir al personal de la escuela en relación con los presupuestos de los proyectos y los plazos del distrito.
13. Realización de auditorías de viajes y otros documentos fiscales y preparación de viajes y otros documentos fiscales para su pago. Organización de viajes.
14. Posible control de los fondos y gastos de grant .
15. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
16. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimientos de:

1. Principios y prácticas de administración y gestión escolar, incluida la elaboración de presupuestos.
2. Métodos y técnicas estadísticas y analíticas.
3. Principios y prácticas de investigación, resolución de problemas y evaluación de programas.
4. Principios y prácticas de organización y simplificación del trabajo.
5. Principios y prácticas de planificación, coordinación y revisión del trabajo de otros.
6. Normas, políticas, procedimientos y reglamentos pertinentes que afecten al área de responsabilidad asignada.

Capacidad para:

1. Investigar, recopilar y analizar información técnica compleja y preparar informes narrativos y estadísticos.
2. Ejercer un juicio independiente en la toma de decisiones técnicas y de procedimiento relativas a la organización y asignación del trabajo, los métodos de trabajo y los productos del trabajo.
3. Ayudar a formular y aplicar políticas y prácticas técnicas y de procedimiento.
4. Ayudar a desarrollar metas y objetivos a corto y largo plazo.
5. Planificar, organizar y dirigir el flujo de trabajo dentro de una oficina grande con un gran volumen de trabajo.
6. Supervisar los presupuestos, preparar informes sobre las actividades presupuestarias y realizar previsiones presupuestarias sobre los principales elementos del presupuesto del Distrito. Preparar informes técnicos complejos.
7. Operar un terminal informático para introducir, revisar y recuperar información y formular métodos de recogida y presentación de información; y generar informes complejos. Conocer y saber utilizar todos los programas informáticos específicos del distrito (es decir, SASI, Munis, Recruit and Hire).
8. Analizar y resolver problemas técnicos y de procedimiento y elaborar y aplicar planes y procedimientos.
9. Desarrollar y mantener sistemas de procedimientos y controles
10. Evaluar y establecer prioridades de trabajo
11. Coordinar el trabajo de los demás y ayudar a evaluar el rendimiento de los empleados.
12. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas con las que se entra en contacto en el transcurso del trabajo.
13. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que pueda proporcionar los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y habilidades sería:

Experiencia

Tres años de experiencia responsable en apoyo analítico y técnico a programas.

Formación

Equivalente a un título de grado medio de una universidad acreditada, con especialización en comercio, administración pública, educación o un campo relacionado.

Entorno de trabajo

1. Entornos de oficina climatizados y exposición a niveles mínimos de intensidad acústica.
2. Nivel de contacto de moderado a alto con el personal del distrito y con organismos externos/comunidad en función de la asignación del puesto.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.
Visión: Agudeza visual de cerca frecuente; agudeza visual de lejos ocasional. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.