Director de oficina 1

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes realizando y gestionando una variedad de tareas de oficina y secretaría en apoyo de una pequeña escuela primaria asignada; y proporcionando apoyo de secretaría a un Director.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

En un entorno de escuela primaria más pequeña, los puestos de esta clase realizan tareas de oficina, secretaría, mantenimiento de registros y apoyo administrativo a nivel de jornada. Realiza tareas confidenciales de secretaría para el Director de la escuela. El trabajo se realiza de forma independiente, a menudo en ausencia del Director.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

1. Recibe instrucciones de un Director asignado. Los métodos de realización de las tareas suelen dejarse al criterio del empleado, mientras que el supervisor da instrucciones, consejos y decisiones ocasionalmente. El trabajo se revisa ocasionalmente durante su realización y una vez finalizado.
2. Puede ejercer la supervisión técnica de los puestos administrativos, los vigilantes de cruces y los voluntarios asignados.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

1. Planificación, organización y gestión de la oficina de una pequeña escuela primaria, incluidas las actividades administrativas, del personal y de los estudiantes; actuar como persona de referencia en relación con los procedimientos contables, los números de cuenta y otros asuntos de oficina.
2. Responder a solicitudes de información, contestar preguntas, proporcionar soluciones de primer nivel a problemas, explicar procedimientos estandarizados y políticas escolares; y servir de enlace entre el Director y otro personal y el público usando discreción y juicio.
3. Mantener y coordinar el mantenimiento de diversos registros administrativos, incluidos los relativos a suministros y materiales, personal, alumnos, gastos y actividades escolares en general.
4. Introducir y recuperar datos utilizando un ordenador y un procesador de textos y/o programas de hojas de cálculo; desarrollar sistemas complejos de mantenimiento de registros; mantener registros y generar informes, incluidos MUNIS, SmartFind Express (sistema automatizado de llamadas a sustitutos) y School Administrative Student Information (SASI).
5. Recopilación de información y realización de tareas administrativas o contables complejas relacionadas con la preparación y el procesamiento de documentos e informes que requieran el uso de conocimientos técnicos, incluidos presupuestos, expedientes de estudiantes y otros registros oficiales.
6. Mantener un ambiente positivo y acogedor para los estudiantes, el personal y el público.
7. Investigar, compilar y preparar informes y documentos administrativos rutinarios y complejos; compilar, supervisar y mantener una variedad de registros y cuentas financieros y estadísticos relacionados con las actividades escolares.
8. Mecanografía, edición y corrección de correspondencia, informes y otros documentos; recopilación independiente de información y/o redacción de correspondencia y del boletín escolar.
9. Proporcionar información escolar a otros empleados del Distrito, estudiantes y al público en general; comunicar información del supervisor a otros según sea necesario.
10. Prestar primeros auxilios y atención sanitaria básica a los alumnos enfermos y heridos.
11. Programar y organizar reuniones y conferencias.
12. Puede planificar, asignar y revisar el trabajo de los puestos administrativos.
13. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
14. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimientos de:

1. Principios y prácticas de organización del trabajo
2. Normas, políticas, procedimientos y reglamentos pertinentes que afecten al funcionamiento y los programas escolares.
3. Principios básicos de contabilidad y mantenimiento de registros
4. Requisitos de vacunación y otras políticas y procedimientos relacionados con la salud
5. Procedimientos de oficina y equipos informáticos modernos. Competente en todas las aplicaciones informáticas utilizadas por el distrito y el uso de Internet para los negocios escolares, incluyendo Microsoft Word, Excel, Groupwise, SASI, Internet Explorer, SmartFind Express, MUNIS, Quicken, Publisher, Print Shop.
6. Inglés comercial, ortografía, puntuación y gramática Matemáticas básicas

Capacidad para:

1. Planificar de forma independiente y gestionar eficazmente las funciones de oficina de la escuela
2. Tomar medidas independientes cuando sea necesario y gestionar problemas singulares
3. Trabajar eficazmente con una actitud orientada al servicio en un entorno de oficina escolar ajetreado sujeto a interrupciones frecuentes.
4. Multitarea con capacidad para adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes. Cumplir los plazos preestablecidos
5. Comprender, interpretar y aplicar las políticas, procedimientos y reglamentos del distrito que afectan a las operaciones y programas escolares.
6. Responder de forma empática en las interacciones con los estudiantes.
7. Preparar y mantener registros complejos y elaborar informes periódicos a partir de dichos registros.
8. Preparar y mantener registros y libros de contabilidad fiscal moderadamente complejos, incluidos documentos presupuestarios.
9. Coordinar el trabajo de los demás
10. Redactar correspondencia rutinaria
11. Manejar un ordenador personal con acceso al sistema financiero integrado y los equipos periféricos y programas informáticos relacionados, incluidos Microsoft (MS) Word, Excel, Filemaker Pro u otros programas de bases de datos.
12. Teclear a la velocidad necesaria para desempeñar con éxito su trabajo
13. Ejercer la diplomacia y el tacto y mantener un alto nivel de profesionalidad. Fomentar las relaciones públicas.
14. Mantener el máximo nivel de confidencialidad en todos los asuntos relacionados con el personal, los estudiantes y las familias.
15. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas con las que se contacta en el curso del trabajo.
16. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que pueda proporcionar los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y habilidades sería:

Experiencia

Dos años de experiencia responsable en secretariado/gestión de oficina, con un alto grado de independencia. Preferiblemente, un año de experiencia en una oficina escolar.

Formación:

Equivalente a la finalización del duodécimo grado complementado con cursos de secretariado, administración de oficinas, procesamiento de textos o campo relacionado.

Requisitos especiales

Posesión o capacidad para obtener el carné de primeros auxilios. Preferiblemente, certificado de reanimación cardiopulmonar (RCP).

Entorno de trabajo

1. Entornos de oficina climatizados y exposición a niveles moderados de intensidad acústica.
2. Alto nivel de contacto con el personal del distrito y la comunidad.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina escolar típico y utilizar equipos de oficina estándar. Resistencia para pasar frecuentemente de estar sentado a estar de pie, caminar, agacharse y arrodillarse. Visión para leer material impreso y la pantalla del ordenador u otros dispositivos de control. Audición y habla para comunicarse en persona y por teléfono.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 15 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.