Especialista en adquisiciones y contratos 3

PROPÓSITO

Desempeña las funciones de subdirector del departamento. Trabaja al más alto nivel, en los proyectos más complejos. Se espera que proporcione formación, apoyo y supervisión de programas como la tarjeta de adquisición, las compras cooperativas y los pedidos de Amazon. Permite al empleado realizar las compras más complejas. El empleado trabajará con poca supervisión, consultando al gerente cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

El empleado realiza tareas de compra o contratación complejas y no rutinarias. El empleado elige entre alternativas claramente reconocibles y trabaja siguiendo directrices escritas. El trabajo es algo variado e incluirá situaciones nuevas que requieran el análisis y la selección del proceso más adecuado.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

El empleado trabaja bajo la dirección del gerente y cuenta con la ayuda de personal de nivel inferior para ofrecer oportunidades de formación. El gerente revisará los métodos de trabajo, las normas y directrices, y proporcionará retroalimentación. Se espera que el empleado necesite poca supervisión.

RELACIONES CON LOS DEMÁS

El empleado mantiene contactos regulares telefónicos, escritos, electrónicos y personales con los proveedores para realizar pedidos, solicitar presupuestos y resolver problemas. El empleado también tendrá contacto regular con los empleados del Distrito para discutir las necesidades, comunicar los resultados de las cotizaciones y ayudar con la resolución de problemas si surgen problemas con el pedido.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

1. Responsable de desarrollar, impartir y supervisar la formación en administración de tarjetas, gestión de contratos y administración de cuentas (Office Depot (OD), Amazon, etc.).
2. Revisa las solicitudes de compra y las tramita de acuerdo con la legislación estatal, la política de la agencia y la normativa.
3. Investiga fuentes de suministros y servicios. Compara costes, calidad y disponibilidad.
4. Identifica la cantidad de pedido más económica y los medios de entrega. Evalúa los métodos de compra adecuados.
5. Prepara órdenes de compra y obtiene presupuestos limitados para los artículos que entran dentro de la gama de adquisiciones pequeñas o medianas (según se identifica en la política del Distrito).
6. Revisar los resultados y consultar con los clientes para garantizar la idoneidad de los pedidos.
7. Adjudica las compras.
8. Prepara pedidos de compra, supervisa la entrega y/o la cancelación de pedidos cuando es necesario, y negocia devoluciones y sustituciones con los proveedores.
9. Otras tareas que se le asignen.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimiento de

1. Nivel Journeyman Conocimientos de:
2. Procesos de adquisición y contratación
3. Matemáticas como suma, resta, multiplicación, división y cálculo de porcentajes.
4. Estructura y contenido de la lengua inglesa, incluidos el significado y la ortografía de las palabras, las reglas de composición y la gramática.
5. Procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como sistemas de procesamiento de trabajo y almacenamiento de datos, sistemas de archivo y gestión de registros, y procedimientos y terminología típicos de oficina.

Capacidad de

1. Escucha activa
2. Pensamiento crítico, análisis de la información
3. Capacidad de comparar y contrastar opciones para medir su eficacia Gestión del tiempo, establecimiento de prioridades
4. Investigar y recopilar datos
5. Comunicación interpersonal - Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito. Mantenimiento de registros

Experiencia y formación

Preferiblemente, experiencia en gestión de compras y contratos. Preferiblemente licenciatura.

ENTORNO LABORAL

Entorno de oficina climatizado con exposición a niveles de intensidad acústica de mínimos a moderados en función del lugar de trabajo. Nivel de contacto de moderado a alto con el personal del distrito y agencias externas/comunidad dependiendo de la asignación del trabajo.

REQUISITOS FÍSICOS

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.

Visión: Frecuente agudeza de cerca; ocasional agudeza de lejos. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 15 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.