Especialista en Oficina Escolar

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes mediante la realización de una variedad de tareas administrativas moderadamente complejas, utilizando diversos equipos de oficina y programas informáticos en un entorno de oficina escolar en apoyo administrativo directo de una escuela.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

Recibe dirección y supervisión general de un supervisor asignado y puede recibir supervisión técnica y funcional de personal de apoyo de oficina escolar de nivel superior. Los métodos de realización de las tareas son responsabilidad del empleado y deben llevarse a cabo dentro de las políticas establecidas. El trabajo sólo se revisa periódicamente para garantizar el cumplimiento de las normas y la medición de los resultados.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

NOTA: Las funciones reales del puesto pueden variar en función del área o áreas de responsabilidad asignadas dentro de la escuela.

1. Preparar y mantener una variedad de registros administrativos moderadamente complejos, como los relacionados con el personal, la asistencia de los alumnos, la disciplina de los alumnos, la vacunación de los alumnos, las actividades escolares/atléticas, los gastos del programa y los suministros y materiales.
2. Introducir y recuperar datos utilizando un ordenador y programas de software de procesador de textos y/u hojas de cálculo; desarrollar sistemas complejos de mantenimiento de registros; mantener registros y generar informes, incluidos MUNIS, SmartFind Express (sistema automatizado de llamadas a sustitutos) y el sistema de información de estudiantes.
3. Actuar como recepcionista en la oficina de la escuela si es necesario; recibir y filtrar llamadas telefónicas y derivarlas a la persona u oficina adecuada; recibir y dirigir a los visitantes de la oficina; responder a consultas generales de información y asistencia; atender llamadas de personas alteradas, enfadadas o confusas.
4. Interpretar, aplicar y explicar normas, reglamentos, procedimientos y políticas departamentales o escolares.
5. Iniciar y mantener una variedad de archivos y registros; mantener manuales y actualizar materiales de recursos.
6. Mantenimiento de agendas y calendarios, organización de reuniones y conferencias, organización de viajes.
7. Proporcionar apoyo médico a los alumnos en ausencia de la Enfermera o del Auxiliar de Salud en la Escuela. Asistir a los alumnos enfermos con compasión y paciencia.
8. Procesa textos de diversa índole, como cartas, exámenes, informes, datos estadísticos y gráficos a partir de borradores.
9. Organización y distribución del correo al personal
10. Pedir y recibir suministros y materiales para la escuela.
11. Realización de tareas básicas de contabilidad y teneduría de libros.
12. Dispensar medicación a los alumnos, mantener historiales médicos y puede realizar tareas rutinarias de primeros auxilios.
13. Prestar apoyo administrativo a las comisiones preparando el orden del día y el material de referencia, transcribiendo y distribuyendo las actas.
14. Coordinar el trabajo de los estudiantes ayudantes que trabajan en el área de oficina.
15. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
16. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimiento de

1. Organización del trabajo y técnicas de investigación suficientes para recopilar, analizar e interpretar datos
2. Uso del inglés, ortografía, gramática, puntuación y aritmética
3. Procedimientos ofimáticos modernos y equipos y programas informáticos de oficina
4. Principios y prácticas de la redacción de cartas comerciales
5. Principios y procedimientos de registro
6. Terminología utilizada en la teneduría de libros y el trabajo administrativo contable, según sea necesario.

Capacidad de

1. Multitarea en un entorno de oficina escolar de gran volumen y ajetreo.
2. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas contactadas en el curso y el ámbito del trabajo.
3. Realizar una amplia variedad de funciones de apoyo administrativo que requieran la toma de decisiones dentro de las políticas, normas y procedimientos establecidos.
4. Planificar, organizar, priorizar y completar las asignaciones de trabajo de manera oportuna y eficiente.
5. Manejar un ordenador con acceso al sistema financiero integrado y los equipos periféricos y programas informáticos relacionados. Manejo de diversas máquinas de oficina.
6. Teclear a la velocidad necesaria para desempeñar con éxito su trabajo
7. Trabajar con eficiencia y eficacia en un entorno de oficina ajetreado caracterizado por interrupciones frecuentes y un gran volumen de trabajo.
8. Multitarea con capacidad para adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes
9. Trabajar eficazmente en equipo
10. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito, con un amplio abanico de personas.
11. Explicar, aclarar y aplicar las políticas y normas escolares
12. Compilar y mantener registros complejos y extensos
13. Analizar detenidamente las situaciones y adoptar medidas eficaces
14. Mantener el máximo nivel de confidencialidad en todos los asuntos relacionados con el personal, los estudiantes y las familias.
15. Ejercer la diplomacia y el tacto y mantener un alto nivel de profesionalidad.
16. Ofrecer un excelente servicio al cliente

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que proporcione los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y capacidades sería:

Experiencia

Tres años de experiencia de secretaría de responsabilidad progresiva en un entorno de oficina sofisticado. Preferiblemente experiencia en una oficina escolar.

Formación

Equivalente a la finalización del duodécimo grado.

Entorno de trabajo

Entorno de oficina escolar climatizado con exposición a niveles de intensidad de ruido de moderados a altos.

Nivel de contacto de moderado a alto con el personal del distrito y con agencias externas/comunidad, dependiendo de la ubicación del trabajo.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno escolar típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.
Visión: Agudeza visual de cerca frecuente; agudeza visual de lejos ocasional. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 15 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.