Especialista en administración escolar 2 - Secundaria

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes proporcionando apoyo altamente técnico a la administración de la escuela en relación con el desarrollo del horario maestro. Realiza todas las funciones de registro de estudiantes, incluida la gestión de registros, el análisis de los requisitos previos del curso y los requisitos del plan de estudios para garantizar la colocación adecuada de los estudiantes, la selección de los requisitos de educación especial/bilingüe y el desarrollo de los horarios de los estudiantes.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

Esta clase se distingue de las series de Especialista en Oficina Escolar y Especialista en Oficina Escolar 2 (Preparatoria) por los conocimientos técnicos especializados y específicos que requiere. Se trata de una clasificación única, ya que requiere una formación técnica especializada en el desarrollo de horarios maestros, incluida la formación técnica con software informático (sistema de información de estudiantes) en lo que respecta a la introducción y manipulación de datos de programación. Los empleados de este puesto trabajan en estrecha colaboración con los administradores proporcionando informes y datos de matriculación utilizados para la dotación de personal y las asignaciones.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

Recibe supervisión directa de un administrador asignado. Los métodos de realización de las tareas se dejan a criterio del empleado, con instrucciones y consejos ocasionales de un supervisor o administrador. El trabajo sólo se revisa periódicamente para garantizar el cumplimiento de las normas y la medición de los resultados.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

- Pueden incluir, entre otras, las siguientes:

1. Gestionar los expedientes y las transcripciones de los alumnos de acuerdo con las directrices estatales, federales y del distrito, y de conformidad con las normas de acreditación de las escuelas.
2. Recopilar, analizar y evaluar datos y preparar transcripciones e informes basados en dichos datos.
3. Interpretación de los créditos de los cursos transferidos.
4. Inscribir y dar de baja a los alumnos de las clases y/o de la matrícula escolar.
5. Prestar apoyo administrativo en la elaboración del calendario general.
6. Introducción, recopilación y análisis de datos para la elaboración del plan maestro.
7. Mantener los expedientes confidenciales de los estudiantes.
8. Preparar los horarios de los estudiantes.
9. Preparación de informes de asistencia para la financiación estatal.
10. Elaboración de formularios y montaje de paquetes de inscripción.
11. Asesorar a los padres/alumnos sobre los requisitos curriculares de la escuela media.
12. Asistir al personal en las operaciones del sistema de información estudiantil y actuar como administrador de las cuentas del sistema de información estudiantil.
13. Actualización de los archivos de calificación y asistencia a los profesores en el proceso de calificación informática.
14. Registrar los créditos de bachillerato, según proceda.
15. Recibir, interpretar y distribuir adecuadamente documentos judiciales como sentencias de divorcio, órdenes de custodia y órdenes de alejamiento.
16. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
17. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimientos de:

1. Organización del trabajo y técnicas de investigación suficientes para recopilar, analizar e interpretar datos
2. Elaboración del plan maestro
3. Normas, políticas y leyes relativas a la matriculación de estudiantes
4. Programas informáticos SASI/ClassXP/IGPro (programas de sistemas de información estudiantil)
5. Prácticas básicas de oficina, incluida la organización y el mantenimiento de registros.
6. Resolución de problemas y análisis de datos

7. Capacidad para:

8. Recopilar y analizar datos
9. Programar y organizar múltiples tareas simultáneamente en un entorno de oficina escolar con gran volumen de trabajo.
10. Trabajar de forma independiente con poca supervisión
11. Comprender el plan de estudios de la escuela media y programar a los estudiantes en consecuencia
12. Comunicar conceptos técnicos a un público no técnico
13. Manejar un ordenador con acceso al sistema integrado de información de estudiantes y los equipos periféricos y programas informáticos relacionados, incluidos Microsoft (MS) Word y Excel.
14. Trabajar eficazmente en equipo
15. Mantener el máximo nivel de confidencialidad en todos los asuntos relacionados con los estudiantes y las familias.
16. Ejercer la diplomacia y el tacto en el trato con el personal, los estudiantes y el público y mantener un alto nivel de profesionalidad.
17. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.
18. Ofrecer un excelente servicio al cliente

EXPERIENCIA Y FORMACIÓN

Cualquier combinación de experiencia y formación que proporcione los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y capacidades requeridos sería:

Experiencia

Tres años de experiencia cada vez más responsable de secretaría/clerical en un entorno de oficina sofisticado, preferiblemente en un entorno de escuela pública, incluyendo al menos un año de trabajo con software informático utilizado para la programación de los estudiantes.

Formación

Equivalente a la finalización del duodécimo grado complementado con formación/curso avanzado de negocios.

Entorno de trabajo

Entorno de oficina escolar climatizado con exposición a niveles de intensidad de ruido de moderados a altos.

Alto nivel de contacto con el personal del distrito y contacto moderado con agencias externas/comunidad.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno escolar típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.
Visión: Agudeza visual de cerca frecuente; agudeza visual de lejos ocasional. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 15 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.