Administrativo superior

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes realizando una variedad de tareas administrativas, de procesamiento de registros y de oficina general en apoyo directo de un programa, departamento u oficina escolar.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

Los puestos de esta categoría realizan diversas tareas administrativas en apoyo directo de programas y operaciones específicos. El trabajo realizado requiere un conocimiento práctico básico de las políticas, procedimientos y prácticas que rigen el área de asignación. El trabajo puede implicar contacto con el público.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

Recibe una estrecha supervisión de un supervisor asignado y supervisión técnica y funcional de puestos de nivel superior. Los métodos de realización de tareas son responsabilidad del empleado y deben llevarse a cabo dentro de las políticas establecidas o según lo prescrito por las normas y reglamentos. El trabajo se revisa con frecuencia para garantizar el cumplimiento de las normas y la medición de los resultados.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

NOTA: Las funciones reales del puesto pueden variar según el departamento, la escuela y/o la función.

1. Recopilar, verificar y organizar los registros de un área funcional según se le asigne; mantener y actualizar registros; realizar el procesamiento de registros para un área de programa que requiera una cantidad limitada de juicio independiente y toma de decisiones.
2. Revisar los registros y determinar las medidas adecuadas que deben tomarse.
3. Mecanografiar correspondencia, informes y otros documentos; redactar correspondencia siguiendo instrucciones generales.
4. Responder a las solicitudes de otros departamentos, estudiantes y público en general en relación con el área de asignación.
5. Introducir y recuperar datos utilizando un ordenador y/o programas informáticos de hojas de cálculo; mantener registros y generar informes básicos.
6. Aplicar y explicar las normas, procedimientos y políticas del departamento o del programa.
7. Realizar tareas básicas de contabilidad según sea necesario.
8. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
9. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.
10. Puede desempeñar funciones de recepcionista.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimiento de

1. Principios y prácticas del mantenimiento de registros de oficina
2. Gramática, ortografía, puntuación y matemáticas del inglés comercial
3. Prácticas, procedimientos y equipos de oficina modernos
4. Programas informáticos de tratamiento de textos y hojas de cálculo

Capacidad de

1. Planificar, organizar, priorizar y completar tareas en un entorno de trabajo sujeto a frecuentes interrupciones.
2. Ejercer un juicio independiente que incluya la toma de decisiones adecuadas en relación con los métodos de trabajo y los plazos para el trabajo asignado.
3. Aplicar leyes, normas, reglamentos, políticas y procedimientos
4. Manejar un ordenador personal y utilizar programas de tratamiento de textos y hojas de cálculo para crear formatos de registros/documentos, introducir y recuperar datos, mantener registros y generar documentos e informes.
5. Recopilar y organizar información sobre datos y preparar informes
6. Revisar y aplicar la información técnica dentro del ámbito de la misión
7. Procesamiento de textos a la velocidad necesaria para desempeñar con éxito su trabajo
8. Manejo de diversos equipos de oficina, como ordenadores, fotocopiadoras, copiadoras y cámaras de documentos.
9. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas con las que se entra en contacto en el transcurso del trabajo.
10. Mantener la confidencialidad de la información
11. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.
12. Ofrecer un excelente servicio al cliente

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que pueda proporcionar los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y habilidades sería:

Experiencia

Cualquier experiencia administrativa que implique el mantenimiento de registros, el contacto con el público y el uso de ordenadores para el tratamiento de textos y el mantenimiento de registros.

Formación

Equivalente a la finalización del duodécimo grado. Preparatoria diploma o curso universitario, o clases de escuela de negocios.

Entorno de trabajo

Entorno de oficina climatizado con exposición a niveles de intensidad acústica de mínimos a elevados en función del lugar de trabajo.

Nivel de contacto de moderado a alto con el personal del distrito y con agencias externas/comunidad, dependiendo de la ubicación del trabajo.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.
Visión: Agudeza visual de cerca frecuente; agudeza visual de lejos ocasional. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 20 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.