Secretario General

PROPÓSITO

Mejorar el rendimiento de los estudiantes mediante la realización de una amplia variedad de tareas de secretaría y de oficina responsables y sensibles para los programas asignados o un departamento y / o administrador / supervisor.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE

Los puestos de esta clasificación realizan tareas administrativas para un único programa u operación o para varios programas u operaciones más pequeños. Esta categoría se distingue de la de Secretario en que el trabajo realizado abarca una gama más amplia de tareas, y los empleados tienen mayor discrecionalidad para determinar el curso de acción adecuado en función de las normas, políticas y procedimientos establecidos relacionados con su área de programas u operaciones. Los puestos de esta categoría también tienen una mayor responsabilidad en la difusión de información y la interpretación de procedimientos dentro de las directrices establecidas. Puede asignar trabajo a clasificaciones administrativas subordinadas. Requiere conocimientos generales del programa específico del área de asignación. Puede estar al servicio de varios profesionales o de un único administrador.

SUPERVISIÓN RECIBIDA Y EJERCIDA

Recibe instrucciones de un supervisor asignado y puede recibir supervisión funcional y técnica de personal de apoyo de oficina de nivel superior. Los métodos de realización de las tareas son responsabilidad del empleado y deben llevarse a cabo dentro de las políticas establecidas o según lo prescrito por las normas y reglamentos. El trabajo sólo se revisa periódicamente para garantizar el cumplimiento de las normas y la medición de los resultados.

Puede ejercer la supervisión funcional del personal administrativo.

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

Pueden incluir, entre otros, los siguientes aspectos

1. Prestación de apoyo administrativo al programa o departamento asignado; mantenimiento de registros técnicos para una función importante dentro del programa o departamento asignado.
2. Interpretar y explicar las políticas, normas y reglamentos del programa o del departamento en respuesta a las consultas; remitir las consultas según proceda.
3. Recopilar información y datos para informes estadísticos y financieros; facilitar información al supervisor cuando éste lo solicite.
4. Recopilación y montaje de diversos informes especiales, formularios y resúmenes.
5. Iniciación y mantenimiento de una variedad de archivos y registros y mantenimiento de manuales y actualización de materiales de referencia.
6. Redactar correspondencia rutinaria.
7. Actuar como recepcionista de oficina; filtrar llamadas y visitantes, y derivar las consultas según proceda.
8. Procesar una variedad de material escrito, incluyendo cartas, pruebas, informes, datos estadísticos y gráficos a partir de borradores, instrucciones verbales; mecanografiar, corregir y procesar documentos; mecanografiar un gran volumen de material. Puede utilizar una máquina de transcripción/grabadora.
9. Organización de viajes, mantenimiento de agendas y calendarios y organización de reuniones y conferencias.
10. Recepción y distribución del correo ordinario y electrónico.
11. Mantener una asistencia y puntualidad regulares y constantes.
12. Realización de tareas afines coherentes con la descripción del puesto y la asignación.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Conocimiento de

1. Organización del trabajo y técnicas de investigación suficientes para recopilar datos para una variedad de tareas.
2. Principios y prácticas básicos de contabilidad.
3. Uso del inglés, ortografía, gramática y puntuación.
4. Métodos y procedimientos modernos de oficina y aplicaciones informáticas de oficina.
5. Principios y prácticas de la redacción de cartas comerciales.
6. Principios y procedimientos de mantenimiento de registros y preparación de bases de datos y hojas de cálculo.

Capacidad de

1. Adquirir rápidamente un conocimiento práctico de las políticas y procedimientos departamentales y del funcionamiento de los servicios administrativos dentro del programa o departamento.
2. Realizar funciones de apoyo administrativo que requieran juicio independiente, toma de decisiones y resolución de problemas.
3. Buscar información y redactar memorandos, cartas y otro tipo de correspondencia para sí mismo o para un superior administrativo.
4. Planificar, organizar, priorizar y completar un gran volumen de trabajo de manera oportuna y eficiente.
5. Operar un ordenador para introducir, revisar y recuperar información, o utilizar procesadores o programas de texto.
6. Aprender la organización y el funcionamiento de otros departamentos.
7. Analizar detenidamente las situaciones y adoptar medidas eficaces.
8. Comprender y aplicar las políticas y procedimientos del departamento.
9. Recopilar información, mantener registros exhaustivos y preparar informes.
10. Comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.
11. Escriba a la velocidad necesaria para desempeñar con éxito su trabajo.
12. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas con las que se contacta en el curso del trabajo.

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que proporcione los conocimientos y capacidades requeridos es adecuada. Una forma representativa de obtener los conocimientos y capacidades requeridos sería:

Experiencia

Tres años de experiencia administrativa de responsabilidad progresiva en un entorno de oficina sofisticado.

Formación

Equivalente a la finalización del duodécimo grado.

Entorno de trabajo

Entorno de oficina climatizado con temperaturas que oscilan entre frío/calor suave y moderado. Exposición a niveles de ruido de moderados a altos y periodos de tiempo de ocasionales a frecuentes.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, tocar, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina típico y utilizar equipos de oficina estándar, resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado. Audición y habla para comunicarse en persona o por teléfono.
Visión: Agudeza visual de cerca frecuente; agudeza visual de lejos ocasional. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Media - Ejercer fuerza hasta 10-25 libras frecuentemente, y hasta 10 libras constantemente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.