Asistente ejecutiva/de gestión

Resumen del puesto

Existen tres puestos dentro de esta clase, cada uno de los cuales presta apoyo a ejecutivos de alto nivel dentro de la organización: superintendente y consejo escolar, director de operaciones y director ejecutivo de recursos humanos. Un empleado en este puesto puede apoyar además a otros miembros del consejo ejecutivo del superintendente (Administración Ejecutiva), incluidos el superintendente adjunto de educación secundaria, el superintendente adjunto de educación primaria y el director de iniciativas estratégicas.

Un empleado en este puesto realiza una variedad de tareas administrativas confidenciales que implican actividades como investigación y redacción; investigación; desarrollo de procedimientos, métodos y recomendaciones para lograr objetivos establecidos; y apoyo administrativo en asuntos relacionados con la política del distrito, la política del consejo y las normas de negociación colectiva. Este empleado es el enlace y el contacto directo del ejecutivo con el personal y la comunidad, incluidos los líderes y dignatarios estatales y locales.

Los tres puestos de esta clase colaboran como parte de un equipo de asistentes ejecutivos con el fin de agilizar el flujo de trabajo y la formación cruzada para el apoyo en cada puesto.

Características de clase

Se trata de una categoría profesional completa dentro de la serie de Asistentes de Dirección/Ejecutivos. Los empleados de esta categoría desempeñan todas sus funciones. Los empleados de este nivel trabajan de forma independiente pero en colaboración con el ejecutivo y/u otros miembros de la Administración ejecutiva, por lo que sólo reciben instrucciones o asistencia ocasional en situaciones nuevas o poco habituales o cuando el ejecutivo o el asistente lo consideran necesario. Conocen perfectamente los procedimientos operativos y las políticas de la unidad de trabajo.

Esta clase se distingue de la serie de clases de auxiliar administrativo/secretario por sus responsabilidades que abarcan más autonomía, toma de decisiones y conocimientos técnicos dentro de programas o departamentos específicos.

Supervisión recibida y ejercida

Un empleado en este puesto depende directamente del ejecutivo asignado (supervisor), aunque puede depender parcialmente de otros miembros de la Administración ejecutiva según lo requieran el flujo de trabajo y los proyectos. Las tareas y los métodos de realización de dichas tareas se dejan generalmente a criterio del empleado, mientras que el supervisor proporciona instrucciones, asesoramiento y decisiones según sea necesario o solicitado.

Puede ejercer la supervisión técnica del personal administrativo asignado.

Funciones esenciales

1. Realiza estudios, investigaciones y/o evaluaciones en relación con problemas administrativos, proyectos y la política del distrito.
2. Redacta, cumplimenta, analiza, edita, evalúa y mantiene un gran volumen de material escrito, incluidas cartas, actas, informes, órdenes del día, datos estadísticos, gráficos u otros documentos como trabajo original o a partir de notas o instrucciones verbales o escritas.
3. Supervisa el presupuesto anual para la administración ejecutiva y la oficina del consejo escolar, manteniendo, conciliando y creando hojas de cálculo e informes, incluida la facturación legal confidencial. Supervisa los presupuestos de las áreas asignadas y procesa los gastos.
4. Coordina el trabajo del Consejo Escolar: prepara las reuniones del Consejo y asiste a ellas; asiste a la planificación del orden del día; recopila los paquetes del orden del día y el material complementario; lleva las actas y otros registros públicos; coordina la programación, la difusión y la publicación de las reuniones; coordina los comentarios del público, los servicios de traducción y los servicios de medios de comunicación con otros departamentos.
5. Coordina el trabajo del Comité Presupuestario junto con los Servicios Financieros; el trabajo refleja el del Consejo Escolar.
6. Apoya el trabajo del proceso de negociación colectiva del distrito: programación, organización y asistencia a las sesiones de negociación y a las asambleas del distrito; preparación, revisión y gestión de material confidencial y delicado; redacción de actas y toma de notas para el equipo de negociación del distrito.
7. Desarrolla y mantiene procedimientos y prácticas para la gestión de registros oficiales y permanentes de todas las actividades relacionadas con el trabajo del área ejecutiva o asignada, que pueden incluir compras de terrenos, cambios de límites o redistribución de distritos, trabajo de bonos, registros de personal o de unidades de negociación, registros y elecciones del consejo escolar y otros documentos que requieran un archivo a largo plazo.
8. Organiza y coordina conferencias, talleres, reuniones y otros viajes necesarios para el ejecutivo o el área asignada.
9. Ayuda a facilitar el proceso de contratación para puestos vacantes de nivel ejecutivo.
10. Supervisa el sistema de ausencias del distrito para los miembros de la Administración Ejecutiva; realiza el seguimiento e introduce las ausencias.
11. Trabaja con el asesor jurídico del distrito en asuntos relacionados con el consejo escolar o la negociación colectiva.
12. Interpreta y explica las prácticas, normas, políticas, procedimientos y reglamentos que afectan al área del departamento o programa.
13. Sirve de recurso y enlace entre el ejecutivo y otros empleados y el público en general.
14. Coordina las operaciones de una determinada unidad o área de programa, incluida la coordinación del trabajo de otras personas implicadas en proyectos.
15. Coordina el flujo de trabajo diario y el calendario del ejecutivo.
16. Gestiona el correo electrónico del ejecutivo, incluida la redacción y delegación de respuestas.
17. Organiza las reuniones y sesiones de formación que sean necesarias.
18. Puede ayudar en la evaluación de empleados de clasificaciones inferiores.

Funciones adicionales

Realiza otras tareas que se le asignen.

Cualificaciones mínimas

Conocimiento de

1. Principios y prácticas de administración de empresas, presupuestos, personal y reuniones públicas en relación con el área de asignación.
2. Principios y prácticas de gestión, investigación, resolución de problemas y toma de decisiones, y evaluación de programas.
3. Principios y prácticas de organización y simplificación del trabajo.
4. Principios de gramática inglesa y redacción, a un nivel alto que permita al empleado escribir, editar y proporcionar conocimientos técnicos a proyectos ejecutivos.
5. Normas, políticas, procedimientos y reglamentos pertinentes que afecten al departamento o al área de responsabilidad del programa asignado.
6. Procedimientos, prácticas y capacidades técnicas de oficina modernos.

Capacidad de

1. Organizar el trabajo con eficacia y ejercer un juicio independiente a la hora de tomar decisiones técnicas y de procedimiento apropiadas en relación con los métodos y productos de trabajo.
2. Investigar, organizar y analizar información técnica y preparar informes y recomendaciones.
3. Supervisar los presupuestos y hacer proyecciones relacionadas con los presupuestos de programas específicos.
4. Operar sistemas y programas electrónicos para introducir, revisar y recuperar información, así como para desarrollar formatos de informes y generar los informes apropiados.
5. Analizar y resolver problemas técnicos y de procedimiento y aplicar los planes y procedimientos desarrollados.
6. Mantener los sistemas y controles de procedimiento establecidos.
7. Evaluar y establecer prioridades de trabajo.
8. Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las personas con las que se contacta en el curso del trabajo.
9. Comunicarse de forma clara y concisa a un alto nivel, tanto oralmente como por escrito.

Experiencia y formación

Cualquier combinación de experiencia y formación que pueda aportar los conocimientos y capacidades requeridos, según proceda. Una forma representativa de obtener los conocimientos y capacidades sería una combinación de lo siguiente que equivalga a tres años o más de experiencia relativa:

Experiencia

Dos años de experiencia responsable en apoyo administrativo a nivel ejecutivo analítico y técnico que demuestre la toma de decisiones.

Formación

Equivalente a un título de grado medio de una universidad acreditada con especialización en negocios, administración pública, educación o un campo relacionado.

Entorno de trabajo

Entorno de oficina climatizado y exposición a niveles moderados de intensidad acústica. Alto nivel de contacto con el personal del distrito y la comunidad, incluidas visitas frecuentes a las escuelas y reuniones nocturnas.

Requisitos físicos

Alcanzar, manipular, hablar y oír con frecuencia. Movilidad para trabajar en un entorno de oficina típico y utilizar equipos de oficina estándar. Resistencia para permanecer sentado y mantener la concentración durante un período prolongado y/o pasar frecuentemente de la posición de sentado a la de pie, caminar, agacharse y arrodillarse. Capacidad auditiva y verbal para comunicarse en persona o por teléfono.

Visión: Frecuente agudeza de cerca; ocasional agudeza de lejos. Visión para leer material impreso, pantallas de ordenador y/u otros dispositivos de control.

Fuerza: Sedentaria/Ligera - Ejercer fuerza hasta 15 libras ocasionalmente o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos.

Duración del empleo

12 meses

Nivel salarial

Colocación en la tabla salarial de empleados confidenciales de las Escuelas Públicas de Salem-Keizer , Grado 511.

Evaluación

El desempeño de este puesto se evaluará de acuerdo con el proceso del Distrito para la evaluación del personal confidencial.